Avtal för tjänster för affärsresor
Nu finns ett nytt ramavtal för Lunds Universitet avseende tjänster för affärsresor. Avtalet är tecknat med en leverantör, VIA Travel AB som därmed är den enda leverantören av tjänster för affärsresor. Parallellt finns statliga ramavtal för t ex flygresor, hotell, taxi, hyrbil etc där specifika tjänster också kan nyttjas men rekommendationen är att alltid använda VIA Travel.
Med det nya avtalet följer också en ny faktureringslösning, det så kallade resekontot från Diners Club Travel Account Concept - TAC som har ett antal fördelar för den enskilde resenären samt för universitetet som helhet.
Nya resekontolösningen TAC
Resekontolösningen innebär i praktiken relativt små förändringar. Vid beställning av resor från Via Travel skickas en följesedel men däremot ingen faktura. Följesedeln skickas via e-post tillsammans med den vanliga färdplanen. Följesedeln anger resmål, färdsätt, biljettpris m.m. Efter varje månadsskifte skickas resekontofakturan från SEB Eurocard Diner’s TAC till Lupin (se exempel nedan). Resekontofakturan innehåller alla resor som respektive beställare/resenär har gjort under föregående månaden. Beställaren/resenären kontrollerar att resekontofakturan stämmer mot följesedeln. Följesedeln bifogas lämpligen med fakturan. Betaltiden för resekontofakturan är 30 dagar (45 dagars snittkredittid). Fakturor kommer hädanefter att skickas veckovis, men om så önskas går det att ändra till månadsvis istället.
Resekontolösningen innebär bland annat t.ex. avbeställningsskydd, olycksfallsförsäkring, ersättning vid försenad resa eller försenat bagage för de resor som betalts via resekontot. Det är samma typ av försäkring man som privatperson får när man betalar en resa med sitt Eurocard-kort. Klicka för:
Komplett information om försäkringsskydd och försäkringsvillkor (100 kB)
Insurance conditions for Diners Club TAC in english (97 kB)
Fakta i fickformat (71 kB)
Exempel på följesedel och efterföljande faktura (89 kB)
Skadeanmälan Diners TAC
Förmånligare arvoden
Med det nya avtalet har Lunds universitet även fått betydligt förmånligare arvoden och bättre tjänstekvalitet. Som exempel kan nämnas att arvodet för bokningar av flygresor har sänkts från 82 kr/sträcka inrikes inkl Norden till 40 kr/sträcka. För övriga världen är arvodet sänkt från 163 kr/sträcka till 90 kr/sträcka! Se hela avtalet och bilagan för tjänsteutförandet i Avtalsdatabasen.
Självbokningssystem för enklare resor
Lunds universitet har även upphandlat ett självbokningssystem för enklare resor. För att kunna boka resor i självbokningssystemet krävs en resenärsprofil som skapas vid inloggningen första gången. Bokning i självbokningssystemet görs till lägre priser, 20 kr/sträcka för flyg-/tågresor, och är framtaget för okomplicerade resor.
För mer information, kontakta Inköp och upphandling inkop@eken.lu.se
Uppdaterad: 2013-02-08