Att göra en kommunikationsplan


Varje ledare för projekt, processer och verksamheter behöver en kommunikationsplan för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid. Gå igenom de här frågorna i tur och ordning och du har en kommunikationsplan!

1. Vad är problemet?
Vilka problem vill du lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.

2. Vad är syftet och målet?
Varför behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet.

3. Vem är målgruppen?
Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, eller göra?

4. Vad ska jag säga?
Vilka är mina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för mina målgrupper? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.

5. Vilka kanaler ska jag använda?
Var brukar din målgrupp söka information? Webben, personaltidningen, möte, workshop, utbildning etc? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt. Tänk på att även en aktivitet, exempelvis om du håller en workshop eller utbildning för någon/några målgrupper kan räknas som en del i din kommunikationsplan.

6. Vem skall säga det?
Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats?

7. När skall jag säga det?
När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Ska man kommunicera vid flera tidpunkter?

8. Vad kostar det?
Vilka resurser har du - i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning.

9. Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten?
Fundera över vilka metoder som man kan använda för att utvärdera kommunikationsinsatsen. Hur ska resultatet följas upp? Går det att mäta effekterna?

10. Bygger din kommunikationsplan på Lunds universitets kommunikationsplattform?
Följer din plan intentionerna i kommunikationsplattformen? Följer du den grafiska profilen? Att följa dessa övergripande riktlinjer medför bland annat att vi av andra uppfattas som en enhet och ger oss en tydlig avsändare. Tillsammans bidrar detta till att stärka vårt förtroende gentemot omvärlden.

De dokument och beslut som styr kommunikationsarbetet på LU hittar du i Regelverket

Här hittar du universitetets logotyper och mallar

Om du behöver råd och stöd:
Kontakta kommunikationsavdelningen eller informatören inom din egen del av organisationen.

Kontaktuppgifter

När kommunikationsplanen är klar, bör man även göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan. Denna kan med fördel göras i excelformat eller som en wordtabell, med följande rubriker:

Aktivitet
Mål
Målgrupp
Ansvarig
Budget
Deadline


Tillbaka

Innehållsansvarig: Jonas Andersson
Frågor om webbplatsen: Webbgruppen
Ansvarig sektion: Ledningsstöd

Uppdaterad: 2014-01-02

Relaterad information

Om du behöver råd och stöd, kontakta Kommunikations- avdelningen eller informatören inom din egen del av organisationen:

Kontaktinformation

Lathunden i PDF-format:

Att göra en kommunikationsplan (PDF 56kB - Nytt fönster)

 

Lunds universitet Box 117, 221 00 Lund. Telefon: 046-222 00 00, Fax: 046-222 47 20