Projektkontoret

 

Tips och råd för projektledare

 

Framgångsfaktorer:

  • Klar struktur på arbetet
  • Tydliga direktiv
  • Gemensamma, lättförståliga och tydliga mål
  • Tydliggjorda förväntningar och roller
  • Tydlig arbetsfördelning
  • Bra planering (göra rätt sak på rätt sätt)
  • Vid ett längre projekt – bryt ner målen i etappmål
  • Var/ha en lyhörd, entusiastisk och tydlig projektledare
  • Väl genomtänkta beslutsunderlag
  • Följ upp resultaten

 

Fallgropar:

  • Dålig planering
  • För kort tid för förstudie/ planering
  • Projektmålen är för otydliga
  • Projektet kör på utan avstämning efter projektplanen
  • Projektledare som inte kan skapa entusiasm och motivera projektgruppen
  • Projektledare som inte vågar leda
  • Projekt som har för få avgränsningar
  • Konflikter i gruppen
  • Otillräckligt samspel och integration mellan projektet och organisationen
  • För stora projekt

 

Tips

  • Ägna tid åt att starta upp och sätta igång projektet rätt – t ex tydliga mål och delaktighet i gruppen. Var också noga med att göra en tydlig tidsplanering och ansvarsfördelning. Detta underlättar övrig tid i projektet.
  • Skriv gärna projektdagbok eller någon annan typ av löpande dokumentation kring projektet. Detta både underlättar skrivande av slutrapport och skapar en naturlig uppföljning under arbetets gång.
  • Tänk redan på idéstadiet på hur projektet/ idén ska implementeras i den dagliga verksamheten. Hur tas förändringarna emot? Påverkar detta mitt förslag? Kan vi utforma projektet så att införandet går så smidigt som möjligt?

 

Vanliga frågor

 

Jag skall arbeta heltid på projektet, skall min tjänst flyttas dit?

Nej, projektkontoret är ett virtuellt kontor och har inga anställda. Däremot så kan/ska din lönekontering normalt ändras så att lönekostnaderna bokförs på ditt projekt. 

Jag behöver en dator eller mobiltelefon, är det OK att skaffa det för projektmedel?

Det kan det vara. I projektet så är det styrgruppens ordförande som skall godkänna projektets kostnader. Dock när det gäller kostnader som fortsätter att gälla efter projekttiden så måste också den linjeansvarige godkänna att ta på sig kostnaden efter projekttiden. När det gäller just bärbara datorer och mobiltelefoner skall du dessutom kolla med projektkontoret om det redan finns utrustning tillgänglig.

Som projektledade så skall jag ju följa upp ekonomin i mitt projekt. Hur skall jag göra?

När du utsetts till projektledare kommer du att bli kontaktad av projektkontoret och vi sätter oss ner och tittar på mallar, ekonomiuppgifter mm. Varje månad får du en ekonomisk rapport skickad till dig.

Vilken rapportering krävs av mig under projektet?

Beroende på längden på ditt projekt så kommer du månadsvis eller kvartalsvis få svara på tre enkla frågor. 1) Håller projektet tidplanen? 2) Håller projektet budget? 3) Kommer projektet att leverera det som specificerats i beställningen?

Om svaret på någon fråga är "Nej" så måste du ange vad som inte är enligt plan och vilken/vilka åtgärder som du tänkt genomföra för att komma till rätta med detta.

När projektet är slutlevererat så skall du dessutom fylla i en slutrapport där du beskriver hur det gått.

 

Vill du läsa på om projektledning?

 

Litteratur:
Det finns en stor mängd intressant litteratur inom området, som berör hela eller olika delar av projektarbetet. Här följer några exempel på litteratur:

* Att leda och arbeta i projekt, Monica Lööw, 1999, Liber Ekonomi
* Effektivt projektarbete, Johan Wisén, 2004,Norstedts Juridik AB
* Projektledning, Bo Tonnquist, 2004, Bonnier Utbildning
* Arbete i projekt – en introduktion, Sven Eklund, 2002, Studentlitteratur
* Projekthandboken, Kjell Nordberg, 2002, Förlags AB Björnen

 

Vill du gå en projektledarutbildning?

 

Kontakta Birgitta Reisdal eller Mats Hagwall på Personalsektionen för kursutbud mm.


Tillbaka

Innehållsansvarig: John Westerlund
Frågor om webbplatsen: Webbgruppen
Ansvarig sektion: Ledningsstöd

Uppdaterad: 2014-01-02

Lunds universitet Box 117, 221 00 Lund. Telefon: 046-222 00 00, Fax: 046-222 47 20