Projektprocessen

Så här går det till i korthet:

• Ledningen och verksamheten föreslår vad som kan göras
• Ledningen beslutar vad som ska göras
• Styrgruppen beslutar hur det ska göras
• Projektledaren genomför förändringsarbetet
• Projektkontoret förbereder och understödjer processen

Projektprocessen är ett strukturerat arbetssätt som sträcker sig från-behov-till-tillfredställt-behov dvs. från det att någon har en idé på en förbättring till dess att den tagits i bruk av linjeorganisationen.

(större version i pdf-format)

Förbereda projekt

Projektidé och projektförslag
Processen börjar med att någon identifierar ett förändringsbehov, det kan vara från ledningen eller från någon medarbetare i organisationen. Denna projektidé innehåller en värdering av nyttoeffekter, en skattning av genomförbarhet, och en initial resursuppskattning samt föreslår projektledare och styrgupp för projektet. Detta sammanställs till ett projektförslag som läggs fram för ledningen för beslut.

Projektbeslut
Ledningen prioriterar projektförslaget mot andra pågående och föreslagna projekt och sätter ekonomiska ramar. Om ledningen kommer fram till att ett projekt skall startas fattas ett projektbeslut som överlämnas till projektkontoret för vidare handläggning.

Projektplan och projektbudget
Projektledaren utgår från projektförslaget och projektbeslutet och skapar projektplan och en detaljerad projektbudget. Projektkontoret bistår med mallar, agerar bollplank och ger stöd på annat sätt.

Genomföra projekt

Genomförandebeslut
Projektledaren överlämnar materialet till projektets styrgrupp för förankring av projektplaner och projektbudgetar. Den av styrgruppen godkända projektplanen och projektbudgeten lämnas till projektkontoret som, tillsammans med projektledaren, föredrar projektet för ledningen som fattar ett genomförandebeslut.

Genomförande
Projektledaren genomför, eventuellt tillsammans med en projektgrupp, förändringsarbetet och rapporterar dels till styrgruppen som beslutar kring milstolpar, ekonomisk uppföljning mm, och dels till projektkontoret.

Avsluta projekt

Slutrapport
När projektet är färdigt skriver projektledaren en slutrapport som bland annat innehåller en beskrivning av vad projektet åstadkommit, en ekonomisk sammanställning och vilka erfarenheter man dragit i projektet som kan vara av värde för andra pågående eller kommande projekt.I slutrapporten skall det också finnas en plan för hur uppföljning av projektets effektmål skall följas upp efter projektet har avslutats.

Rapportera till ledningen

Projektkontoret sammanställer de olika projektens rapporteringar och avrapporterar kontinuerligt läget på pågående projekt för ledningen.

Tillbaka