Gallring

Länkar till relevanta dokument följer nedanför denna text!

Grundprincipen för arkivering är egentligen att allt skall bevaras. I praktiken är detta dock omöjligt med de enorma mängder handlingar som produceras vid vår tids myndigheter. Av främst utrymmesskäl gallras därför en mycket stor del av arkivmaterialet med kortare eller längre tidsfrist.

Mycket av det material som gallras är olika typer av dublettmaterial eller handlingar av "ringa eller tillfälligt värde". Det finns dock också exempel på gallring som sker av integritetsskäl.

Vid gallring är det ytterst väsentligt att man gör ett noggrant urval av vad som sparas respektive gallras så att inte väsentlig information går förlorad. Därför regleras gallring ytterst i lag och mer konkret genom föreskrifter från Riksarkivet. För Lunds universitets del återfinns dessa föreskrifter dels av Riksarkivets allmänna föreskrifter (RA-FS), dels av Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) för antingen universitet och högskolor i stort eller för Lunds universitet specifikt. För vissa typer av handlingar utfärdar universitetsarkivet också lokala gallringsbeslut.

Särskild uppmärksamhet måste ägnas åt gallring av känsliga uppgifter. Gallringsbara pappershandlingar med information som rör en persons integritet, sekretessbelagd information, eller något som kan komma att skada verksamheten vid universitetet kan efter överenskommelse med platsansvarig på Arkivcentrum Syd överföras dit för samlad hantering med liknande material från andra delar av universitetet. Om institutionen/enheten väljer att själva ansvara för gallring måste denna tillgodose att gallringen utförs i enlighet med betryggande rutiner. Rekomendation är att känsliga handingar (till exempel handlingar vilka omfattar personomdömen, personuppgifter, handlingar från upphandlingsprocesser med mera) separeras från övrigt material och lagras i låst utrymme fram tills dess att gallring skall utföras. I de fall institutionen väljer att självt utföra sekretessgallring bör institutionen ha utfärdat skriftliga instruktioner för hur gallring ska genomföras.

Från och med årsskiftet 2013/14 ingår universitetets bevarande- och gallringsplan som en del av den nya dokumenthanteringsplan, vilken också är grund för all diarieföring.

Då dokumenthanteringsplanen ännu inte är så detaljerad vad avser forskningshandlingar har vi även lagt in en direkt länk till Riksarkivets föreskrift för sådana (RA-FS 1999:1).

Observera att sammanställningar som dessa aldrig kan vara 100%-igt fullständiga!

Om man är osäker på ifall en handling bör gallras eller bevaras bör man spara den tills vidare och kontakta universitetsarkivet för rådgivning!

 

Lunds universitets dokumenthanteringsplan

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet


Tillbaka

Sidansvarig: Fredrik Tersmeden  
Frågor om webbplatsen: Michael Sellers 
Ansvarig sektion: Ledningsstöd  

Uppdaterad: 2014-11-26

Arkiv och registratur

Länk till den gemensamma ingången Arkiv och registratur

FAQ


Klicka här för att komma till
FAQ - Arkiv och registratur

Lunds universitet Box 117, 221 00 Lund. Telefon: 046-222 00 00, Fax: 046-222 47 20