Förvaring av arkiv

Krav på arkivlokaler

Offentliga myndigheters arkiv skall enligt lag förvaras så att de skyddas "mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst" (arkivlagen § 6:3).

I praktiken innebär detta att de lokaler och möbler man förvarar arkiv i måste uppfylla höga krav på skydd mot bland annat fukt, brand, skadedjur och stöld. Dessa krav finns i detalj fastställda i författningar utfärdade av av Riksarkivet (RA-FS 1994:6, se även länk i högerspalten).

Mycket få av Lunds universitets byggnader innehåller i dagsläget arkivlokaler som uppfyller dessa krav. Detta är en av anledningarna till att man anlagt Arkivcentrum Syd: det är rationellare och kostnadseffektivare att samla merparten av allt arkivmaterial i en stor specialbyggd anläggning som uppfyller alla säkerhetskrav än att bygga om hundratals spridda mindre förvaringsutrymmen så att de också gör det.

Hur bör de enskilda enheterna inom LU förvara sina handlingar?

Ofta är den mängd arkivhandlingar en institution eller annan enhet inom universitetet har behov av att dagligen ha tillgång till ganska begränsad. I regel kan det därför ofta räcka att inköpa ett eller ett par godkända låsbara och brandsäkra arkivskåp för förvaringen härav. De krav dessa skåp måste uppfylla är skydd mot:

• fukt och vatten,
• brand och skadlig upphettning (under i regel 120 minuter),
• skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt
• skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Det material som används mer sällan bör, om inte godkända arkivlokaler finns i byggnaden, flyttas till Arkivcentrum Syd.

Det är viktigt att komma ihåg att även dagsaktuella handlingar utgör en del av universitets arkiv och alltså skall förvaras på ett betryggande sätt. Detta innebär att åtminstone de viktigaste dokumenten inte bör stå i vanliga bokhyllor på kontor och liknande utan förvaras i exempelvis säkerhetsskåp.

Självfallet bör arkivmaterial inte förvaras tillsammans med brandfarligt material såsom kemikalier, elektrisk apparatur, värmepannor etc.

Tillbaka