Arkivbildning och arkivredovisning

I "Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter" (RA-FS 1991:1) fastslås att varje myndighet skall "fortlöpande planera och styra" sin arkivbildning, samt att:

Vid planeringen bör myndigheten beakta

  • hur arkivet skall avgränsas och struktureras för att avspegla myndighetens verksamhet,
  • vilka handlingar som skall gallras,
  • vilka handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter,
  • vilka sökbehoven är på kort och lång sikt, samt
  • hur handlingarna skall lagras under olika faser av bevarandet.

Myndigheter med omfattande arkivbildning bör fastställa en plan för hur arkivering, avställning, seriebildning, volymbildning m m skall ske (arkivbildningsplan).

Lunds universitet är definitivt en myndighet av sådan omfattning att inte bara en central arkivbildningsplan är nödvändig utan också lokala arkivbildningplaner för olika enheter inom universitetet. Detta gäller inte minst vid omorganisationer inom universitetet då nya arbetsrutiner och ansvarsförhållandet kan påverka vilka typer av handlingar som skapas och hur de hanteras.

Ordnande och förtecknande

En fundamental förutsättning för att kunna hitta i ett arkiv är att handlingarna i det hålls ordnade på ett sätt som är begripligt och överskådligt inte bara för den som dagligen hanterar handlingarna utan även för en utomstående och i framtiden. Av detta skäl använder sig svenska myndigheter sedan runt hundra år av ett grundläggande sätt att strukturera arkiv som kallas allmänna arkivschemat.

Detta schema bygger på att arkivhandlingarna ordas i olika avdelningar efter vilka huvudtyper av handlingar de är (t ex protokoll, register, utgående handlingar, räkenskaper) samt inom dessa avdelningar i olika serier (t ex institutionsstyrelseprotokoll, handledarkollegieprotokoll, MBL-protokoll). Inom de enskilda serierna ordas handlingarna slutligen i volymer (dessa sorteras sedan i regel kronologiskt, men också alfabetisk ordning, personnummerordning och liknande kan användas om så är lämpligt).

Över de olika avdelningarna, serierna och volymerna upprättas en arkivförteckning. Genom att de olika avdelningarna och serierna i arkivschemat markeras av olika signum (kombinationer av bokstäver och siffror) och att varje volym numreras får på detta sätt varje enskild volym i arkivet en unik beteckning som bara den har: ett volymsignum.

Ett exempel: Om en serie med institutionsstyrelseprotokoll har seriesignum A 1 (där A står för huvudavdelningen "Protokoll") och en volym i denna serie har nummer 3 blir dess volymsignum A 1:3.

Det är tack vare dessa unika signum som det är möjligt att snabbt kunna plocka fram en viss handling ur ett arkiv med hundratusentals volymer.

Utöver själva arkivförteckningen bör det för varje arkivbildare även finnas en arkivbeskrivning som kortfattat beskriver arkivbildarens organisation och verksamhet samt hur dessa återspeglas i de arkivhandlingar man producerar. Dessa arkivbeskrivningar upprättas centralt av universitetsarkivet utifrån information inhämtad från de enskilda enheterna inom universitetet.

Arkivförteckning och arkivbeskrivning utgör tillsammans en arkivbildares arkivredovisnin


Tillbaka

Sidansvarig: Fredrik Tersmeden  
Frågor om webbplatsen: Michael Sellers 
Ansvarig sektion: Ledningsstöd  

Uppdaterad: 2014-01-23

Arkiv och registratur

Länk till den gemensamma ingången Arkiv och registratur

FAQ


Klicka här för att komma till
FAQ - Arkiv och registratur

Lunds universitet Box 117, 221 00 Lund. Telefon: 046-222 00 00, Fax: 046-222 47 20