Varför diarieföring?

Det viktigaste skälet till att vi diarieför de handlingar som kommer in till eller lämnar universitetet är att vi ska kunna hitta dem när vi behöver dem. Det är också ett lagstadgat krav på oss som myndighet. Reglerna kring diarieföring finns specificerade i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 5 kap.

Diariet är ett verktyg för att styra dokumentflödet rätt i en stor organisation som vår. Det är bara myndigheter som har en rättslig skyldighet att diarieföra men stora företag och organisationer har i princip samma behov av att registrera sina handlingar och styra sin dokumenthantering.

Diariet skall ge den nödvändiga överblicken över en myndighets bestånd av allmänna handlingar och på så sätt garantera vår offentlighetsprincip. Detta innebär emellertid inte att alla handlingar som diarieförts med automatik är allmänna handlingar. Ett privat brev, en intern handling i ett pågående ärende, ett utkast till ett beslut eller skrivelse är inte en allmän handling även om handlingen diarieförts.

Lunds universitet har diariefört inkommande och utskickade handlingar för den gemensamma förvaltningen och kanslierna sedan 1763. 1993 fattade rektor beslut om att prefekterna vid samtliga institutioner skall se till att allmänna offentliga handlingar antingen diarieförs eller hålls ordnade enligt ett system som klart anger var institutionens inkomna och upprättade handlingar finns. Prefekten skall också se till att hemliga handlingar om det finns sådana vid institutionen/motsv alltid diarieförs. (I A33 8513/1993)

Det är frivilligt för institutionerna att utnyttja diarieföringsmodulen i DFS för diarieföring. (I A33 3378/2006)

Aktuell manual för diarieföring samt gällande diarieplan återfinns i pdf-dokumenten nedan.

Manual för diarieföring (2010-09-24) 

Diarieplan 

Tillbaka