Offentlighet och sekretess

Lunds universitet är en statlig förvaltningsmyndighet under utbildningsdepartementet. Liksom alla andra svenska myndigheter lyder universitetet under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen. Frågor med anknytning till offentlighetsprincipen, som utlämnande av allmänna handlingar och sekretess, hanteras normalt på den institution/enhet/avdelning där de aktualiseras. Juridiska avdelningen vid sektion Ledningsstöd hjälper dock till med sådana frågor.

Läs gärna mer om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess, personuppgifter och diarieföring i Diarieföring vid Lunds universitet (se länk till höger). 

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling förstås inte bara traditionella pappersdokument, utan även fotografier, databaser, kartor, ritningar, ljud- och bildupptagningar kan utgöra allmän handling. Läs mer om kriterierna för allmän handling i avsnitt 2.1 i Diarieföring vid Lunds universitet.

Är alla allmänna handlingar offentliga?

En allmän handling är som huvudregel offentlig. I vissa undantagsfall kan man sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar, men då krävs stöd i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Kontakta Juridiska avdelningen för mer information om när enskilda sekretessbestämmelser kan tillämpas.

Är en diareförd handling alltid allmän?

Nej, diarieföringen är, förutom ett instrument för insyn, också ett sätt att hålla ordning på handlingarna inom myndigheten, vilket inkluderar även interna dokument som ännu inte är allmänna. Avgörande för om en handling är allmän är alltså om den är inkommen eller upprättad och förvarad hos myndigheten.

Vad är inte allmän handling?

Dokument som skickas internt inom myndigheten är att betrakta som rena arbetshandlingar och blir inte allmän handling förrän det ärende till vilket de hör har slutbehandlats. Minnesanteckningar är pm och andra uppteckningar eller upptagningar som har tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet sakuppgift som på annat sätt finns dokumenterad. Om dessa minnesanteckningar inte expedieras med ärendet och inte tas om hand för arkivering ska dessa inte räknas som allmänna handlingar. Om de å andra sidan tillför ärendet sakuppgift ska de registreras och arkiveras med övriga handlingar i ärendet. Samma regler som för minnesanteckningar gäller för utkast/koncept till färdiga handlingar. Om de inte innehåller information som tillför ärendet sakuppgift ska de inte heller anses vara allmänna handlingar.

Hur gör jag om någon begär ut en allmän handling?

En begäran om utlämnande av allmänna handlingar skall hanteras skyndsamt. Den tjänsteman som har handlingarna är normalt den som fattar beslut om en handling är allmän och om den ska lämnas ut. Den som begär ut allmänna handlingar har normalt rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till (såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretess­prövning, rådgör med Juridiska avdelningen vid sektion Ledningsstöd). Läs mer om förfarandet vid utlämning av allmän handling i avsnitt 2.4 i Diarieföring vid Lunds universitet.

Tillbaka