Hur fungerar DFS?

Ett nav med tillhörande moduler

Man kan tänka sig DFS som ett nav för informations- och ärendehantering vid Lunds universitet. I navet finns och lagras ärendeakter som innehåller information i ett visst ärende. Med detta menas dokument som skapas, utarbetas, lagras och fastställs direkt i rätt akt.

Moduler

Kopplat till navet finns arbetsflödesmotorn, registrerings-/diarieföringsmodulen, dokument- och ärendehanteringsmodulen. Originalhandlingen i ett ärende lagras i sitt sammanhang och kopieras, flyttas eller hämtas inte under arbete. Istället arbetar man mot originalhandlingen inuti navet. Detta arbetssätt ger spårbarhet och leder också till att ingenting glöms bort eller försvinner eftersom de olika modulerna och arbetsflödesmotorn är kopplad till navet.

Navet gör också att organisationen vet vilken information som är aktuell, var den finns, hur den nås och vem som har åtkomst till den, istället för att denna information endast finns hos en enskild person eller några enskilda personer.

Vad du som användare har behörighet att göra i ett ärende som du har behörighet till kan också vara kopplat till ärendet i sig.

Behörighetsgrupper

Vanliga behörighetsgrupper inom en serie är:

• Handläggare - Kan se och handlägga endast dina egna ärenden.  
• Utökad handläggare - kan se en series ärenden (utom sekretessärenden), kan skapa och handlägga dina egna ärenden.
• Sekretessroll - Handläggare som kan se en series sekretessbelagda ärenden. Kan bara handlägga sina egna ärenden.
• Registrator - Kan skapa nya ärenden åt dig själv och andra, ser alla ärenden inom en serie.

Arbeta var du vill

Användarklienten i DFS är webb-baserad och därför krävs det bara en internetanslutning för att du ska kunna komma åt dina ärenden, dokument, filer, arbetsflöden med mera. Du kan alltså lika väl arbeta på kontoret som hemma, på en konferens eller någon annanstans i världen.

Tillbaka